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基本のビジネスマナー

整理整頓、清掃

さまざまなプロジェクトを手がけてビジネス人脈が広がれば、仕事の自信も高まるものです。その自信と同時に高くなっていくのが、目の前に広がる書類と名刺の山。そのままにしておくと、机のスペースがなくなってしまいます。

書類を雑然と積み上げ、それを押しのけてやっとスペースを作り、むりやり仕事をしている人も周りにいるでしょう。しかし、決して真似をしてはいけません。会社の机はあなた個人のものではなく、会社のものなのです。

引き出しの中も、何がどこにあるか自分さえわかっていればいい、というものではありません。外出や休暇中に、保管しておいた資料や書類が必要になることがあるからです。

 

整理されていない机では物をなくすリスクが高まり、探すために余計な時間もかかってしまいます。効率よく仕事を進めるためには、まず机の周りを整理することが大切です。

机の上には、今取りかかっている仕事に必要最低限のものしか置きません。同時に進行している仕事があっても、別の仕事に取りかかる場合にはいったんしまい、必要なものだけを取り出すようにしましょう。

 

右側に三段の引き出しがある場合の一般的な机の使い方として、一番上の薄い引き出しには、現在取りかかっている仕事の書類を入れます。近日中に必要になる書類も入れておきましょう。一番上は最も使いやすい引き出しなので、頻繁に使う文房具や、鍵が付いている場合は印鑑も入れておくと良いでしょう。

二段目は、レポートや便せんなどの用紙や個人用のカメラ、テープレコーダーなどを入れておきます。一番下は最も深さがある引き出しです。フォルダや封筒を使って、整理した書類や資料を入れます。背見出しが見えるよう、縦に差し込んで入れておきましょう。