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応対のビジネスマナー

来客応対

受付は、会社の顔とも言われています。来客の応対は、会社の印象を大きく左右するものです。

しかし、受付の仕事は受付係だけのものではありません。来客の場合、そこに居合わせたら積極的に「いらっしゃいませ」と声をかけ、用件を聞きます。

全ての来客が望むのは、感じが良く、てきぱきした要領の良い応対です。立場はどうあれ、ビジネスはお互いの協力によって成り立っているため、来客によって態度を変えるのはマナー違反です。どんな人にも、誠意をもって応対することを基本とします。

 

まず、来客に気がついたらすぐに立ち上がり、会釈をして応対しましょう。このとき、中途半端な立ち方や中腰だとだらしがない印象になります。

また、両手を机について体を支えた姿勢は威圧的になるため、すっと身軽に立ち、両手はおへそのあたりで軽く指先をつまむようにしましょう。

そして、電話中などで仕事の手をどうしても止められない場合があります。そのようなときは、目であいさつをして、入って待っていてもらいます。立って待ってもらうことは失礼なので、近くのいすを勧めましょう。

来客を待たせた場合には、自分の用事が終わり次第立ち上がって「お待たせして失礼いたしました」と丁寧に詫びます。

 

初めての来客には、会社名や名前、自社の誰に会いたいのかを確認し、メモを取ります。相手の氏名や用件は「恐れ入りますが、どちらさまでしょうか」「どのようなご用件でしょうか」と聞きます。「お名前は」「何の用ですか」と尋問口調にならないよう、注意しましょう。

約束があって来社することをあらかじめ知っていた場合には、「お待ちしておりました」と課全体で歓迎しているという好意が伝わるあいさつをします。

面会人の氏名がない場合、誰につなぐのが一番適当かを決めるために、用件を具体的に聞きます。それでも判断がつかない場合や自信がないときには、まわりの先輩に相談しましょう。判断を誤ったために、たらい回しにしてしまっては失礼です。