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応対のビジネスマナー

メールの作成

仕事をてきぱきこなすのに不可欠なのがメールです。プライベートで使い慣れていても、職場での利用では気をつけなければいけない点もあります。まず、使う前にパソコンの日時設定は正しいか確認しましょう。日時設定がおかしいと誤った通信記録が残り、混乱の元になります。

そしてメールは毎日チェックが基本です。これはビジネスチャンスを逃さないためだけではありません。サーバーにメールをため込みすぎると容量オーバーで受信不能になります。会社のシステムによっては、部署全体に迷惑をかけることにもなりかねません。不要なメールはサーバーから削除していくようにしましょう。

では実際にメールを作成します。メールの件名は「お願い」や「お知らせ」などは避け、簡潔に内容がわかりやすいものを考えます。「社外秘」「重要」などの文言は文頭に置いて「■■重要■■」などと目立たせます。ビジネスメールでは「拝啓」などの頭語や時候のあいさつは不要です。「お世話になります」などの簡単なあいさつから始めて、まず名乗ります。

続く用件では、商談不成立などの伝えにくい内容であっても、結論から書き、理由や事情の説明はその後にします。メールにおいても、相手の負担にならないよう、相手の時間を奪わないような配慮が必要です。長文を書き連ねるよりも、箇条書きを取り入れてみるのもよいでしょう。

自分が受信する場合には、忙しくても、「読みました。いつまでに回答します」くらいは返信すべきでしょう。クレームやお礼は素早くが対応の基本です。しかし、メールではお詫びの気持ちまでは伝わりにくいものです。トラブルの解決には不向きであると理解して、電話をするなり直接会うなり、相手によっては他の手段も取り入れつつ、臨機応変に対応していきましょう。