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応対のビジネスマナー

ビジネス文書作成

ふだんも手紙を書かないのに、社外への手紙を書くように頼まれたりしたらあわてるでしょう。しかし、ビジネスレターの基本は簡潔・明快であることです。このことさえ知っていれば、自信を持って手紙が書けます。

仕事には正確さとスピードが求められます。そのため、ビジネス文書には一枚の紙に一つの用件を簡潔に書くようにします。手紙には、何の用件かわかるように件名という見出しを付けます。

手紙には頭語と結語をつけるのが礼儀です。頭語と結語には対応のきまりがあります。一般的な往診の場合は「拝啓?敬具」です。より丁寧な場合には「謹啓?敬白」となります。全文を省略していきなり用件にはいるときは「前略?草々」とします。「取り急ぎ、用件のみ失礼いたします」という書き出しで前文を省略することも可能です。しかし、前文を省略するのはよく知っている関係や取引が続いている関係に限ります。初めて出す手紙には失礼のないよう、前文をつけます。

前文は、頭語の次に時候のあいさつが続きます。「新春の候」「厳寒の候」など漢詩的なものや「寒さ厳しき折りから」など和文調なものがあります。時候のあいさつのあと、相手の会社の発展をたたえ、協力に感謝するあいさつを書きます。「貴社ますますご発展(ご清栄、ご繁栄)のこととお慶び申し上げます」や、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」などです。

主文は「さて」「つきましては」などの言葉で注意を促してから書き始めます。主文には用件の趣旨だけ述べ、「記」以下に具体的な内容を箇条書きにします。長い文章はわかりにくくなり、誤解を招く恐れもあります。

末文は「まずはお知らせ(ごあいさつ、お礼)申し上げます」や「今後ともご支援、ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」などの決まり文句で、文面が終了したことを表します。

ビジネスレターは、投函前にコピーをとっておきます。あとで問い合わせやトラブルにも対応しやすくなります。