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電話のビジネスマナー

電話のかけ方

電話は相手の顔が見えないコミュニケーションで、言葉と声がたよりです。かける前には十分に準備し、相手にも自分の会社にも迷惑をかけないようにしましょう。

確認内容は、相手の電話番号と話す内容です。5W2Hで、あらかじめ話す内容を整理しておきます。

 

条件交渉や価格交渉のような場合には、ちょっとした言い回しが大きな影響を及ぼすことがあります。慣れないうちは、事前に言葉に出して周囲の人にチェックをしてもらったり、シナリオを書きとめておくなどの準備が必要です。電話はプレゼンテーションと心得、事前の準備を怠らないことが大切なのです。

次に、相手の都合を確認しましょう。相手の都合が悪いときには「またかけ直します」と切るか、「いつ頃ならご都合が良いですか」と、具体的に聞きます。このように、お客様を訪問するときと同様のアポイントを取り、約束の日時に電話をしてこちらの話を聞いていただくのです。

マナーを守りながら人間関係を築くことから始まり、内容の説明をし、相手の疑問を解消するために質問を受け止めて答えていきます。こういったやりとりの努力と工夫によって、ビジネスは成り立つのです。

いくら便利でも、電話だけですべてを解決しようとすれば、当然無理が生じて相手に不快感や不安感を与えてしまいます。一本一本の電話を大切にしましょう。

ビジネスにおいての電話は、まずあいさつをし、会社名と自分の氏名を名乗り、相手の都合がよかったらさっそく本題に入り、用件は簡潔に述べます。物語のような起承転結は必要ありません。最後には用件が終わったことを確認し合い、貴重な時間を割いて電話の対応をしてくれたお礼を兼ねて、別れのあいさつをしましょう。